Trước khi làm bất cứ việc gì bạn cũng nên có một kế hoạch để công việc diễn ra suôn sẻ hơn. Thuyết trình cũng vậy. Bạn cần bắt đầu bằng việc phát triển ý tưởng và chọn lọc ý chính cho bài thuyết trình của mình. Hãy xây dựng bài thuyết trình với 3 phần không thể thiếu: Mở đầu, Nội dung chính và Kết thúc. Bạn cũng nên kể một câu chuyện để tạo nên sức tác động lớn nhất và quan sát xem liệu khán giả có đang thấy những điều bạn nói thực sự dễ hiểu hay hấp dẫn họ hay không. Cấu trúc và nội dung của bài thuyết trình do bạn tạo ra, vì thế chính bạn là người biết đâu là cách tốt nhất để truyền tải được thông điệp của mình tới người nghe một cách dễ hiểu. Tuy vậy, bạn có thể tham khảo một số cách trình bày dưới đây để có thể truyền được cảm hứng của mình tới khán giả
1. Khai thác sức mạnh của con số 3
Khi nói trước công chúng, tranh luận, hùng biện hay ngay cả trong giao tiếp thông thường “3” là một con số tuyệt vời mà bạn cần ghi nhớ.
Bộ não của chúng ta cảm thấy dễ dàng hơn nhiều khi tiếp nhận chỉ 3 quan điểm cùng một lúc. Chẳng hạn, mọi người thường thấy 3 ý chính hay 3 con số sẽ dễ nhớ hơn là 4 hoặc nhiều hơn. Thế thì tại sao bạn không vận dụng con số kì diệu này cho bài thuyết trình nhỉ.
Ví dụ, bài thuyết trình của bạn nên có 3 yếu tố chính: mở đầu, nội dung và kết thúc. Trong phần nội dung hãy chia làm 3 ý chính, rồi từ mỗi ý chính lại triển khai thành 3 ý nhỏ hơn. Nếu bạn dùng công cụ trực quan như Powerpoint, hãy giới hạn số lượng các ý gạch đầu dòng trên mỗi slide xuống 3 và tiếp tục mở rộng thêm 3 ý ở những slide tiếp theo.
2. “Cái gì”, “Tại sao” và “Thế nào”
Khi xây dựng bài thuyết trình hãy đặt câu hỏi “Cái gì?”, “Tại sao?” và “Thế nào?” để truyền đạt thông điệp của mình tới khán giả một cách dễ dàng nhất.
* Cái gì?
Đó là câu hỏi để bạn xác định thông điệp chính mình muốn truyền tải. Hãy tự đặt mình vào vị trí của người nghe, nghĩ xem thông điệp của bạn sẽ mang lại điều gì cho họ, liệu họ có tiếp nhận được những điều bạn vừa trình bày, nếu có thì họ phải làm theo nó như thế nào và mang lại hiệu quả ra sao.
* Tại sao?
Đây sẽ là câu hỏi tiếp theo sẽ xuất hiện trong suy nghĩ của người nghe. Bạn nói cho họ họ phải làm “cái gì”, đương nhiên họ sẽ phản ứng kiểu “Tại sao tôi cần phải làm thế?”, “Tại sao tôi phải suy nghĩ về vấn đề đó?” hay“Tại sao lại là trường hợp đó mà không phải cái khác”. Lúc này, việc đặt trực tiếp câu hỏi “Tại sao” trong bài thuyết trình và trả lời nó sẽ thể hiện rằng bạn đang đặt mình trong vị trí của người nghe, thấu hiểu những gì họ muốn. Một cách tự nhiên, khán giả sẽ đồng tình với quan điểm của bạn và lập tức tập trung vào những gì bạn đang nói.
* “Thế nào”:
Đây cũng chính là câu hỏi tiếp theo mà khán giả sẽ băn khoăn. Làm thế nào mà họ làm được những điều giống như bạn nói. Cố gắng đừng quá cứng nhắc và nói như ra lệnh. Thay vì bảo họ chính xác nên làm gì, hãy đưa ra lời khuyên họ có thể thực hiện việc đó như thế nào
Bạn nên kết thúc bằng việc cung cấp những bằng chứng cho những gì bạn vừa nói rằng bạn đã tham khảo các nghiên cứu nào, các trải nghiệm cá nhân hay là những số liệu cụ thể để tạo được niềm tin với khán giả của bạn.
3. Biên tập lại nội dung
Sau khi đã hoàn thành bản nháp đầu tiên cho bài thuyết trình, bạn nhất định phải xem lại và sửa chữa những phần chưa được hoàn thiện. Lý tưởng hơn cả, bạn nên nghỉ ngơi một chút trước khi sửa lại bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp bạn sáng suốt hơn khi biên tập lại.
Khi sửa nội dung bài thuyết trình, bạn nên chú ý một số điều sau:
1. Hãy đảm bảo là từ ngữ bạn dùng phù hợp với người nghe. Có mục nào mà họ cảm thấy khó hiểu không? Nếu thế thì hãy dùng những cách diễn đạt khác để người nghe có thể nắm bắt được những gì bạn truyền tải.
2. Để ý xem ngôn từ bạn dùng trong lúc thuyết trình có gần gũi và thân thiện không? Các bài thuyết trình được nói trực tiếp, vì thế hãy chọn từ ngữ dễ hiểu và thân thuộc thay vì dùng những lời quá hoa mỹ hay “đao to búa lớn”
3. Loại bỏ ngay những câu dài. Nhớ rằng bạn đang diễn tả những ý tưởng của bạn và khán giả thì thích nghe hơn là đọc những câu dài ngoằng. Vì thế hãy tạo ra những câu ngắn gọn, súc tích để người nghe có thể hiểu được.
4. Hãy dùng phép ẩn dụ để mọi người nhớ về bài thuyết trình của bạn
5. Xách định cách lôi kéo sự chú ý của người nghe. Chú ý xem liệu chúng có minh họa được cho các ý chính mà bạn đề cập hay không.
6. Kiểm tra, và kiểm tra lại lần nữa xem trong trang trình chiếu của bài thuyết trình có mắc lỗi chính tả nào về minh họa, tiêu đề, chú thích hay bất cứ thứ gì tương tự vậy hay không.
Bạn đừng quên tập luyện thật kĩ càng để có một bài thuyết trình thực sự hiệu quả và ghi dấu ấn trong lòng khán giả.
Bất kể mục đích bài thuyết trình của bạn là dành cho công việc, học tập hay là một bài thuyết trình trong nhóm, câu lạc bộ đi chăng nữa thì việc có một cấu trúc rõ ràng, bố cục chặt chẽ sẽ giúp bài thuyết trình của bạn truyền tải được thông điệp dễ dàng và thuyết phục hơn. Điều đó có nghĩa là bạn nên biết chính xác điều mình muốn trình bày và những yêu cầu nhất định dành cho mỗi dạng bài thuyết trình. Một cấu trúc rõ ràng và mạch lạc cũng sẽ giúp bạn giảm bớt lo lắng trong quá trình xây dựng bài nói.
 |
| “Cấu trúc mạch lạc cùng với dàn ý chặt chẽ, rõ ràng sẽ giúp thông điệp được truyền tải một cách sống động nhất, logic nhất và thuyết phục nhất đồng thời cũng cho thấy sự chuyên nghiệp và tự tin của người trình bày” |
Để giúp các bạn dễ dàng hơn khi bắt đầu, bốn bước sau đây sẽ là những bước cơ bản để bạn chinh phục con đường trở thành một diễn giả chuyên nghiệp:
Bước thứ nhất: Lên ý tưởng
Hãy luôn nghĩ về chủ đề bạn chọn và viết ra tất cả những điểm mà bạn muốn trình bày ra mà đừng quá bận tâm về việc sắp xếp chúng như thế nào cho hợp lí. Càng nhiều ý tưởng thì bài nói của bạn sẽ càng chi tiết và việc trình bày sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.
Bước thứ hai: Chọn lọc những ý chính, những điểm mấu chốt!
Sau khi đã có ý tưởng, chúng ta cần chắt lọc những ý thực sự hay và sắp xếp chúng cho thật hợp lí. Một bài thuyết trình nên có bố cục ba phần: Phần mở đầu, Nội dung chính và Kết luận.
Một cấu trúc rõ ràng nên được thực hiện như sau:
- · Đầu tiên hãy giới thiệu về chủ đề bạn muốn trình bày và dàn ý chi tiết của bạn bằng việc bắt đầu đưa ra những từ khóa.
- · Tiếp theo hãy nói chi tiết thêm về thông điệp chính hay vấn đề chủ chốt mà bạn muốn trình bày bằng việc gọi tên và mở rộng những điểm mấu chốt chi tiết hơn nữa và đưa ra luận cứ, dẫn chứng cụ thể.
- · Cuối cùng hãy tóm gọn lại vấn đề cùng những điểm chính mà bạn vừa trình bày để mọi người có một cái nhìn tổng quát về bài nói.
Hãy bắt đầu từ phần nội dung chính trước tiên. Từ những ý tưởng viết nháp của mình hãy chọn ra những điều quan trọng nhất để nói. Nếu như có quá nhiều lựa chọn khiến bạn phân vân thì bạn nên chọn lọc sao cho phù hợp với dung lượng thời gian của bài thuyết trình yêu cầu:
- · Bài thuyết trình từ 10-15 phút chỉ nên chọn 3 ý chính để trình bày.
- · Bài thuyết trình có độ dài khoảng chừng 30 phút thì nên chọn 6 ý chính.
- · Bài thuyết trình dài hơn với thời lượng 45 phút trở lên nên chọn 8 ý chính cho phần trình bày.
Sắp xếp lại những ý chính đã chọn theo trình tự logic và phát triển chúng bằng việc đưa ra dẫn chứng, dùng số liệu hay đưa ra lập luận rõ ràng. Nếu như bạn muốn tăng tính thuyết phục cho bài nói của mình thì hãy dự đoán những ý kiến phản biện có thể được đưa ra bởi người nghe để chuẩn bị trước những câu trả lời phù hợp.
Bước thứ ba: Lựa chọn công cụ để minh họa cho bài thuyết trình?
Đa số các bài thuyết trình được thêm vào đó những cái nhìn cá nhân, những tình huống thực tế hay là các ví dụ giả tưởng đều thực sự hấp dẫn và gần gũi hơn.
Nếu bài thuyết trình của bạn là một bài thuyết trình ngắn và không yêu cầu quá cao về chuyên môn thì không bắt buộc cần phải đưa vào đó những hình ảnh minh họa. Bạn chỉ nên sử dụng những hình ảnh minh họa nếu như cần mở rộng, làm rõ hay để đơn giản hóa vấn đề. Nhưng cần chú ý để hình ảnh minh họa rõ ràng và bám sát nội dung chính của bài nói. Hãy nhớ rằng việc sử dụng hình ảnh minh họa sẽ làm thời gian trình bày kéo dài hơn.
PowerPoint hoặc các công cụ trực quan khác thường được sử dụng như một công cụ hiệu quả để hỗ trợ cho bài thuyết trình. Dù vậy, bạn phải đảm bảo rằng chúng sẽ hỗ trợ tốt và không làm mất đi tinh thần của bài thuyết trình. Không nên thêm vào hình ảnh minh họa hay sử dụng PowerPoint chỉ vì bạn thấy nó có ích hay chỉ để chứng tỏ khả năng áp dụng công nghệ của bạn dù nó không phù hợp cho bài nói này.
Bước thứ tư: Mở đầu và kết luận!
Trong phần mở đầu, bạn nên đưa ra một cái nhìn khái quát về vấn đề bạn sắp trình bày và đừng quên đề cập đến mục đích của bài thuyết trình để thu hút sự chú ý của người nghe. Hãy nói thật rõ ràng với khán giả rằng để tránh phá vỡ sự mạch lạc của bài thuyết trình bạn sẽ có phần thảo luận hay mời phản biện khi đã hoàn thành xong phần trình bày.
Về phần kết luận, bạn nên có sự tóm lược lại toàn bộ những điểm mấu chốt trong bài nhưng hãy cố gắng diễn đạt nó theo một cách khác để tránh gây nhàm chán. Một cái kết rõ ràng sẽ không khiến người nghe phải băn khoăn bài liệu bài thuyết trình đã hết hay chưa. Đừng quên hỏi khán giả họ còn bất cứ thắc mắc nào không trước khi kết thúc thực sự.
Bốn bước trên sẽ giúp bạn có được bài thuyết trình chặt chẽ hơn. Tuy nhiên điều quan trọng vẫn là bạn phải tự tin vào khả năng của mình để đưa ra những lựa chọn đúng đắn nhất!